แนะนำบริษัท Hood Sweeney Securities (HSS) เป็นบริษัทผู้ให้บริการระดับมืออาชีพที่มีฐานอยู่ในออสเตรเลียใต้ ซึ่งให้บริการด้านการบัญชี, การให้คำปรึกษาด้านธุรกิจ, การวางแผนทางการเงิน, การให้คำปรึกษาทางด้านเทคโนโลยีและการเติบโต ด้วยประสบการณ์เกือบ 50 ปี พนักงาน 140 คนของเราให้การสนับสนุนลูกค้ากว่า 3,000 รายจากสำนักงานใหญ่และสำนักงานภูมิภาคในแอดิเลด รวมถึงผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพ, เกษตรกร, ธุรกิจขนาดเล็ก, ธุรกิจที่บริหารโดยครอบครัว และบริษัทต่าง ๆ ที่ต้องการเติบโต Hood Sweeney Financial Planning Services (HSS) เผชิญกับความท้าทายหลายประการในการจัดการเอกสารเพื่อให้เป็นไปตามกฎระเบียบและการบริการลูกค้า ในขณะที่ระบบการจัดการเอกสารที่มีอยู่นั้นใกล้จะสิ้นสุดอายุการใช้งาน การดำเนินงานต่าง ๆ ก็เริ่มมีประสิทธิภาพน้อยลง และระบบก็เริ่มเกิดข้อผิดพลาด ซึ่งส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการผลิตและมาตรฐานการปฏิบัติตาม ฝ่ายบริหารของ HSS กำลังมองหาโซลูชันดิจิทัลที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้นซึ่งสามารถตอบสนองความต้องการที่ซับซ้อนของบริการทางการเงินได้ โดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมที่มีข้อกำหนดปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด HSS นำ M-Files มาใช้งานซึ่งมีคุณลักษณะขั้นสูงเพื่อเปลี่ยนกระบวนการจัดการเอกสารให้กลายเป็นระบบอัตโนมัติการทำงานด้านความรู้ที่เป็นแบบไดนามิก มีประสิทธิภาพและปลอดภัย ประเด็นสำคัญก่อนนำ M-Files มาใช้ ระบบที่เสื่อมสภาพและข้อจำกัดในการทำงาน ระบบการจัดการเอกสารเก่าของ HSS ได้ดำเนินการมาเป็นเวลา 10 กว่าปีแล้วและใกล้จะสิ้นสุดอายุการใช้งาน และการสนับสนุนสำหรับระบบดังกล่าวก็ได้สิ้นสุดลงแล้ว ส่งผลให้ประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานไม่ชัดเจนมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ระบบที่มีอยู่มีข้อจำกัดด้านข้อมูลเมตาที่ทำให้การแท็ก, ค้นหา และจัดระเบียบเอกสารทำได้ยาก ดังนั้น จึงมีความจำเป็นต้องย้ายไปสู่ระบบที่ครอบคลุมมากขึ้น ซึ่งสามารถจัดการกับข้อมูลเมตาที่ซับซ้อนได้อย่างง่ายดาย Celine Barnes ผู้จัดการฝ่ายธุรกิจให้คำปรึกษาของ HSS กล่าวว่า “ระบบเก่าไม่เพียงแต่มีปัญหาขัดข้องเป็นประจำเท่านั้น แต่ยังไม่สามารถตอบสนองความต้องการที่เพิ่มขึ้นของ HSS ได้อีกด้วย ไม่สามารถจัดระเบียบและค้นหาเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งทำให้ HSS ไม่สามารถจัดการข้อมูลลูกค้าได้ และการไม่สามารถรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไว้ในที่เดียวถือเป็นปัญหาสำคัญในแง่ของการตรวจสอบและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ” ข้อกำหนดการปฏิบัติตามที่พัฒนาอย่างต่อเนื่อง ในขณะที่ความต้องการด้านกฎระเบียบในภาคบริการทางการเงินมีการเปลี่ยนแปลง ระบบการจัดการเอกสารที่มีอยู่ก็ไม่สามารถตอบสนองได้อีกต่อไป เนื่องจากความต้องการความปลอดภัยของข้อมูลที่เข้มงวดยิ่งขึ้นและกระบวนการจัดการเอกสารที่ตรวจสอบได้เพิ่มขึ้น HSS จึงต้องการโซลูชันที่สามารถช่วยปกป้องข้อมูลลูกค้าและรักษาความโปร่งใสในการดำเนินงานในขณะที่ปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เข้มงวดยิ่งขึ้น Celine Burns กล่าวว่า “กฎระเบียบต่าง ๆ กำลังเข้มงวดมากขึ้น และระบบที่มีอยู่ของเราไม่สามารถตอบสนองความต้องการด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบใหม่ ๆ ได้ เราจำเป็นต้องปรับปรุงประสิทธิภาพ เสริมสร้างความสามารถในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำแนะนำและการโต้ตอบกับลูกค้าทั้งหมดได้รับการบันทึกและตรวจสอบย้อนกลับได้เพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบ” “M-Files ไม่เพียงแต่ช่วยแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าของ HSS เท่านั้น แต่ยังช่วยเตรียมความพร้อมให้เราสำหรับความสำเร็จในอนาคตอีกด้วย ตอนนี้ เราเห็นอนาคตที่ข้อมูลและเอกสารทั้งหมดของ HSS จะถูกแปลงเป็นดิจิทัล เข้าถึงได้ และเหนือสิ่งอื่นใดคือปลอดภัย” Celine Barnes ผู้จัดการฝ่ายธุรกิจคำแนะนำ บริษัท Hood Sweeney Securities โซลูชัน M-Files โซลูชันที่เหมาะกับความต้องการของแผนกของคุณ HSS ตระหนักถึงความจำเป็นในการใช้โซลูชันการทำงานอัตโนมัติของความรู้ที่ปรับแต่งให้เหมาะกับการส่งมอบบริการ และจึงประเมินระบบที่เหมาะสมที่สุด ด้วยเหตุนี้ Financial Planning Services จึงเลือก M-Files เพราะสามารถจัดการข้อมูลเมตาได้อย่างยืดหยุ่น, มีคุณสมบัติด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด และความสามารถ OCR “เราได้ทำการวิจัยระบบต่างๆ และพบว่า M-Files เหมาะกับ HSS ที่สุด เนื่องจากมีฟีเจอร์ที่ช่วยให้การเขียนคำแนะนำและการจัดเก็บจดหมายที่เกี่ยวข้องกับการลงทุนของลูกค้าเป็นไปอย่างราบรื่น” Celine กล่าว การนำ M-Files มาใช้ได้รับการวางแผนมาเพื่อลดผลกระทบต่อการดำเนินงานประจำวัน และได้รับการทดสอบและปรับแต่งอย่างละเอียดโดยใช้ห้องนิรภัยการพัฒนา “HSS ทำงานอย่างใกล้ชิดกับทีมงาน M-Files ตลอดขั้นตอนการค้นพบและการวางแผน โดยทดสอบระบบอย่างละเอียดถี่ถ้วนก่อนใช้งานจริง” Celine กล่าว “HSS ช่วยประหยัดเวลาเฉลี่ยสองชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการคัดแยกเอกสารเพียงอย่างเดียว การใช้ทรัพยากรในการสแกนเอกสารในห้องจัดเก็บเอกสารก็ลดลงจากประมาณ 20-25 ชั่วโมงต่อปี และ 10 ชั่วโมงสำหรับชุดภาษีประจำปี เหลือเพียงเล็กน้อย นอกจากนี้ ทีมเขียนคำแนะนำของ HSS ยังประหยัดเวลาได้ 15-20 นาทีต่อคำแนะนำ ซึ่งมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นอย่างมากเมื่อพิจารณาว่าเมื่อปีที่แล้วพวกเขาประมวลผลคำแนะนำไปแล้ว 171 ฉบับ” Celine Barnes ผู้จัดการฝ่ายธุรกิจคำแนะนำ บริษัท Hood Sweeney Securities ประโยชน์ของการแนะนำ ปรับปรุงการบันทึกและการทำงานร่วมกัน นับตั้งแต่นำ M-Files มาใช้ ทีมงาน HSS ก็ได้เห็นการปรับปรุงที่สำคัญในด้านการจัดเก็บข้อมูลและประสิทธิภาพการดำเนินงาน ระบบการจัดการบันทึกดิจิทัลใหม่ทำให้การจัดเก็บและค้นหาเอกสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยลดเวลาที่ใช้ไปกับงานธุรการได้อย่างมาก การเปลี่ยนแปลงนี้ทำให้พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่มีมูลค่าสูง ทำให้ผลผลิตเพิ่มขึ้นทั่วทั้งแผนก “HSS ช่วยประหยัดเวลาเฉลี่ยสองชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการจัดระเบียบเอกสารเพียงอย่างเดียว การใช้ทรัพยากรสำหรับการสแกนเอกสารในห้องเก็บเอกสารก็ลดลงจากประมาณ 20-25 ชั่วโมงต่อปี และ 10 ชั่วโมงสำหรับชุดภาษีประจำปี เหลือเพียงเล็กน้อย นอกจากนี้ ทีมเขียนคำแนะนำของ HSS ยังประหยัดเวลาได้ 15-20 นาทีต่อคำแนะนำ ซึ่งถือเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพที่มากเมื่อพิจารณาว่าพวกเขาประมวลผลคำแนะนำ 171 ฉบับในปีที่แล้ว” Celine กล่าว การบูรณาการ M-Files ยังช่วยปรับปรุงการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีม ทำให้เชื่อมโยงเอกสารและข้อมูลระหว่างแผนกต่าง ๆ ได้ง่ายยิ่งขึ้น สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า “สมัยที่พนักงาน HSS ต้องคัดแยกและจัดเก็บจดหมายหลายฉบับด้วยตนเองนั้นหมดไปแล้ว และไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องซึ่งใช้สร้างคำแนะนำเพื่อตรวจสอบหรืออ้างอิงในภายหลังอีกต่อไป ปัจจุบันสามารถค้นหาเอกสารได้ภายในไม่กี่วินาที ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างมาก” Celine Barnes ผู้จัดการฝ่ายธุรกิจคำแนะนำ บริษัท Hood Sweeney Securities การปฏิบัติตามและความปลอดภัยที่ได้รับการปรับปรุง M-Files ช่วยให้ HSS สามารถเสริมความแข็งแกร่งให้กับกระบวนการจัดการข้อมูลด้วยคุณลักษณะด้านความปลอดภัยขั้นสูงและเครื่องมือการปฏิบัติตามกฎระเบียบ, การตรวจสอบและแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์ช่วยป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต จัดการเอกสารทั้งหมดให้สอดคล้องกับกฎระเบียบทางการเงินที่เคร่งครัด, จัดทำเส้นทางการตรวจสอบที่ชัดเจน และจัดการงานที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบให้เป็นแบบอัตโนมัติ, ระบบอัตโนมัตินี้เพิ่มความโปร่งใสในการปฏิบัติงาน, ปกป้ององค์กรจากความเสี่ยงทางกฎหมาย และเสริมสร้างความน่าเชื่อถือ สิ่งนี้ช่วยให้ HSS สามารถปฏิบัติตามมาตรฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เข้มงวดได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเร่งเวลาตอบสนองระหว่างการตรวจสอบกฎระเบียบ แนวโน้มและการขยายตัว เนื่องจากความสำเร็จของ M-Files ทำให้แผนกอื่น ๆ ของ Hood Sweeney กำลังพิจารณาที่จะนำมาใช้งานด้วย HSS มุ่งมั่นที่จะรวมความสามารถขั้นสูง เช่น เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติและการวิเคราะห์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพต่อไป เรายังมีแผนที่จะบูรณาการกับพอร์ทัลไคลเอนต์และความสามารถของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อปรับปรุงการโต้ตอบกับลูกค้าและปรับปรุงประสบการณ์โดยรวม “M-Files ช่วยแก้ปัญหาให้กับ HSS และปูทางไปสู่ความสำเร็จในอนาคต ขณะนี้ เรากำลังมุ่งหน้าสู่อนาคตที่ข้อมูลและเอกสารทั้งหมดจะถูกแปลงเป็นดิจิทัล, ปลอดภัย และเข้าถึงได้” Celine กล่าว สรุป ลดเวลาการบริหารและเพิ่มผลงานของพนักงาน รับรองว่ามีการปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดและรักษาความปลอดภัยของข้อมูลในทุกการดำเนินงานของคุณ ปรับปรุงการทำงานร่วมกันภายในและการตอบสนองการบริการลูกค้า วางรากฐานสำหรับความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีในอนาคตและการเพิ่มประสิทธิภาพ “M-Files ไม่เพียงแต่ช่วยแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าของ HSS เท่านั้น แต่ยังช่วยเตรียมความพร้อมให้เราสำหรับความสำเร็จในอนาคตอีกด้วย ตอนนี้ เราเห็นอนาคตที่ข้อมูลและเอกสารทั้งหมดของ HSS จะถูกแปลงเป็นดิจิทัล เข้าถึงได้ และเหนือสิ่งอื่นใดคือปลอดภัย” Celine Barnes ผู้จัดการฝ่ายธุรกิจคำแนะนำ บริษัท Hood Sweeney Securities

แนะนำบริษัท Kaisanet ซึ่งก่อตั้งขึ้นในปี 2011 เป็นผู้ให้บริการด้านการสื่อสารและไอทีที่ตั้งอยู่ในประเทศฟินแลนด์ บริษัทมีพนักงานมากกว่า 60 คน และนำเสนอบริการที่หลากหลาย รวมถึงโซลูชันการสื่อสาร, เครือข่ายเคเบิลทีวี และบริการไอทีผ่านทางบริษัทในเครือ DataEnter บริษัทให้บริการลูกค้าผู้บริโภคและธุรกิจส่วนใหญ่ในภูมิภาค Kainuu และ North Savonia ของประเทศฟินแลนด์ และยังสร้างเครือข่ายไฟเบอร์ออปติกและบำรุงรักษาเสาเครือข่ายมือถือสำหรับผู้ให้บริการอีกด้วย บริษัทมีมรดกอันยาวนานเนื่องจากเป็นเจ้าของร่วมกันโดยบริษัทโทรศัพท์สองแห่งที่มีประวัติยาวนานกว่า 100 ปี ได้แก่ Kainuun Puhelinosuuskunta (KPO) และ Puhelinosuuskunta IPY ซึ่งความเชี่ยวชาญด้านการสื่อสารของพวกเขายังคงดำเนินต่อไปจนถึงปัจจุบัน ประเด็นสำคัญก่อนนำ M-Files มาใช้ Kaisanet สืบทอดเอกสารและนโยบายการเข้าถึงจากบริษัทแม่สองแห่ง ซึ่งทำให้การจัดการเอกสารไม่ต่อเนื่องและยุ่งยาก พนักงานต้องค้นหาผ่านไดรฟ์เครือข่ายสองแห่งและโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ซับซ้อน ทำให้ยากต่อการระบุเอกสารที่เป็นปัจจุบันและถูกต้องที่สุด การไม่มีระบบการจัดการเอกสารแบบรวมศูนย์ทำให้พวกเขาต้องดิ้นรนกับการควบคุมเวอร์ชันและเอกสารปริมาณมาก ส่งผลให้ไม่มีประสิทธิภาพและเกิดความหงุดหงิด ด้วยเหตุนี้ Kaisanet จึงตระหนักถึงความจำเป็นในการใช้โซลูชันแบบรวมศูนย์ที่จะปรับปรุงการจัดการเอกสารและให้แหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้เพียงแหล่งเดียว “หากไม่มี M-Files ก็คงไม่สามารถจัดการเอกสารและสำเนาทั้งหมดได้ นี่คือวิธีแก้ปัญหาเดียวเท่านั้น” — Päivi Mikkonen, ผู้จัดการฝ่าย IT, Kaisanet โซลูชัน M-Files Kaisanet นำ M-Files มาใช้เพื่อรวมศูนย์และปรับปรุงการจัดการเอกสาร แนวทางที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเมตาทำให้สามารถค้นหาและเรียกค้นเอกสารได้ง่ายขึ้น โดยขจัดความซับซ้อนของลำดับชั้นของโฟลเดอร์แบบเดิม นอกจากนี้ยังมีการนำเสนอมุมมองแบบกำหนดเองที่ปรับให้เหมาะกับแต่ละแผนกเพื่อปรับปรุงการเข้าถึง นอกจากนี้ ความสามารถในการจัดการโครงการยังได้รับการปรับปรุงอย่างมากผ่านการใช้ข้อมูลเมตาในการติดตามเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการ “หากมีเอกสาร เอกสารนั้นจะอยู่ใน M-Files พนักงานไม่จำเป็นต้องค้นหาใน SharePoint หรือไดรฟ์เครือข่ายหรือที่อื่นใด” — Päivi Mikkonen, ผู้จัดการฝ่าย IT, Kaisanet Kaisanet นำความสามารถในการจัดการเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติของ M-Files มาใช้เพื่อปรับกระบวนการต่าง ๆ เช่น การอนุมัติเอกสาร, การจัดการเหตุการณ์ และการร้องขอบริการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยการบูรณาการห้องนิรภัยการจัดการบริการไอทีเข้ากับระบบการจัดการไอทีของบริษัทในเครือ DataEnter ทำให้การจัดการเหตุการณ์และคำขอของลูกค้ามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้ เรายังใช้ประโยชน์จาก M-Files Hubshare เพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกันกับ DataEnter และพันธมิตรภายนอกรายอื่น ๆ Hubshare สร้างพื้นที่ทำงานร่วมกันซึ่งบุคคลภายนอกที่ได้รับอนุญาตสามารถเข้าถึงและแก้ไขเอกสารได้อย่างปลอดภัย วิธีนี้ช่วยให้ข้อมูลอัปเดตและลดความเสี่ยงที่เกิดข้อผิดพลาด คุณลักษณะเหล่านี้ช่วยให้ Kaisanet สามารถปรับปรุงการจัดการเอกสารและการจัดการโครงการได้อย่างมีนัยสำคัญ ส่งผลให้มีประสิทธิภาพและความถูกต้องแม่นยำในการทำงานเพิ่มมากขึ้น ผลลัพธ์ ด้วยการนำ M-Files มาใช้ Kaisanet ได้เห็นการปรับปรุงที่สำคัญในด้านการจัดการข้อมูลและการดำเนินธุรกิจ การรวบรวมเอกสารทั้งหมดไว้ในที่เก็บข้อมูลส่วนกลางจะช่วยลดความแตกแยกและความไม่มีประสิทธิภาพ และทำให้พนักงานมีแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้เพียงแหล่งเดียว เวลาในการค้นหาเอกสารลดลง และความเสี่ยงของข้อผิดพลาดอันเนื่องมาจากไฟล์ที่ล้าสมัยหรือซ้ำกันก็ลดลงเช่นกัน แนวทางที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเมตาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตและมุมมองที่กำหนดเองเฉพาะแผนกช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การแบ่งปันเอกสารและการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นด้วย M-Files Hubshare M-Files ช่วยปรับปรุงการบริการลูกค้าของ Kaisanet ให้ดีขึ้นอย่างมาก ด้วยมุมมองที่ปรับแต่งได้และการเข้าถึงฐานความรู้ที่ครอบคลุม ทีมงานบริการลูกค้าสามารถรับข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็วเพื่อช่วยเหลือลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ การบูรณาการกับ M-Files Hubshare ช่วยให้สามารถแบ่งปันเอกสารและทำงานร่วมกันกับพันธมิตรภายนอกและบริษัทในเครืออย่าง DataEnter ได้อย่างราบรื่น ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลล่าสุดและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ “ทีมบริการลูกค้าของเราเป็นกลุ่มแรก ๆ ที่ขอข้อมูลเพิ่มเติมและการฝึกอบรมเกี่ยวกับวิธีใช้ M-Files ตอนนี้พวกเขาสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและพอใจกับฐานความรู้ที่ได้รับ” Päivi กล่าว “M-Files เปรียบเสมือนมีดพกแบบสวิส มีประโยชน์หลายอย่างและเราเองก็ทำอะไรได้หลายอย่าง” — Päivi Mikkonen, ผู้จัดการฝ่าย IT, Kaisanet แผนการในอนาคต Kaisanet วางแผนที่จะปรับปรุงการทำงานร่วมกันโดยการบูรณาการ M-Files เข้ากับเครื่องมือ Microsoft 365 เพื่อให้สามารถเขียนเอกสารร่วมกันได้ เรากำลังพิจารณาการย้ายระบบเอ็กซ์ทราเน็ตของเราจาก SharePoint ไปยัง M-Files ด้วย เมื่อมี M-Files แล้ว พนักงานก็มีเครื่องมือและข้อมูลที่จำเป็นในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น การจัดการข้อมูลที่สอดคล้องและแม่นยำของ M-Files ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือของ Kaisanet และวางรากฐานสำหรับการเติบโตและความสามารถในการปรับขนาดในอนาคต ด้วยโครงสร้างที่ยืดหยุ่นและขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเมตา M-Files ช่วยให้ Kaisanet ปรับตัวและขยายแนวทางการจัดการเอกสารได้อย่างง่ายดายเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง

ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์ของ Madgwicks Lawyers พวกเขาได้แนะนำพอร์ทัลการทำงานร่วมกันของ Hubshare เพื่อปรับปรุงแนวทางในการให้บริการลูกค้าที่ต้องการรับข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญตลอดเวลา เปิดตัวเมื่อปลายปี 2019 ความคิดริเริ่มนี้ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าประสบความสำเร็จอย่างมากและเป็นกุญแจสำคัญในการปรับปรุงรูปแบบการมีส่วนร่วมของลูกค้าของเราผ่านแพลตฟอร์มดิจิทัลของเรา พอร์ทัลแบบไดนามิกของ Hubshare ช่วยให้บริษัทต่าง ๆ สามารถสื่อสารและทำงานร่วมกันทางออนไลน์กับลูกค้าผ่านพื้นที่ทำงานที่ปลอดภัย “การตัดสินใจเลือกใช้ Hubshare เป็นทางเลือกที่เหมาะสม เนื่องจากไม่เพียงแต่นำเสนอฟีเจอร์ที่เราต้องการ แต่ยังมีส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่ใช้งานง่ายเพื่อให้ลูกค้านำไปใช้ได้ง่าย ด้วยรูปแบบทางการเงินที่โปร่งใสซึ่งไม่มีภาระผูกพันด้านข้อมูลราคาแพงหรือค่าใช้จ่ายแอบแฝง การตัดสินใจเป็นไปอย่างราบรื่น ขณะนี้ Madgwicks Leasing and Franchise Group ใช้การทำงานร่วมกันแบบมีตราสินค้าที่ปลอดภัยของ Hubshare สำหรับการเข้าถึงลูกค้า เรากำลังตรวจสอบตัวเลือกเพื่อขยายการใช้งาน Hubshare ซึ่งเป็นคุณลักษณะเอกซ์ทราเน็ตที่นำเสนอข้อมูลและไฟล์ที่สำคัญในพื้นที่ทำงานทั่วทั้งกลุ่ม การปฏิบัติขององค์กรในสถานที่ที่เหมาะสม” Scott Butler ผู้จัดการฝ่ายไอทีของ Madgwicks Lawyers กล่าว วัตถุประสงค์ เสริมแนวทางของคุณในการให้บริการลูกค้าที่ต้องการมีส่วนร่วมทางอิเล็กทรอนิกส์และรับข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญตลอดเวลา วิธีการแก้ Hubshare เป็นโซลูชันการทำงานร่วมกันที่เป็นนวัตกรรมใหม่ที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถเชื่อมต่อกับลูกค้าแบบดิจิทัลและให้ข้อมูลที่สำคัญแก่พวกเขา โซลูชันช่วยเสริมรูปแบบการดำเนินงานที่มีอยู่ผ่านการผสานรวมกับเอกสาร, แนวทางปฏิบัติ และกรณีต่าง ๆ ได้อย่างราบรื่น ด้วยพอร์ทัลไคลเอนต์ที่มีแบรนด์และปรับแต่งได้ M-Files และ Hubshare มอบประสบการณ์ลูกค้าดิจิทัลที่ดีที่สุดในระดับเดียวกัน โดยเป็นผู้บุกเบิกการขับเคลื่อนสู่ดิจิทัลและปรับปรุงประสบการณ์ลูกค้าดิจิทัล ข้อมูลทั้งหมดไม่ว่าจะเก็บไว้ที่ใด สามารถเข้าถึงและจัดการได้ตามกระบวนการที่ตกลงกันโดยทั่วไป ข้อบังคับทางกฎหมายหรือเอกสารมาตรฐานอุตสาหกรรม, บุคลากร, กระบวนการ, การอภิปราย ฯลฯ ถูกรวมเข้าในโซลูชันพื้นที่ทำงานเสมือนโดยไม่มีข้อมูลซ้ำซ้อน, ขจัดเวอร์ชันที่ไม่ซิงค์ และสร้างความมั่นใจในการควบคุมเวอร์ชัน

Harwood Andrews เป็นบริษัทกฎหมายที่ใหญ่ที่สุดของออสเตรเลีย โดยมีทีมงานที่มีความสามารถหลากหลาย 170 คน รวมถึงทนายความ, ที่ปรึกษาพิเศษ และเจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุน Harwood Andrews ซึ่งเป็นบริษัทในเครือ Lantern Legal Group ได้รับการยอมรับว่าเป็นสำนักงานกฎหมายที่มีความก้าวหน้า และมุ่งมั่นที่จะให้บริการโซลูชั่นเชิงพาณิชย์ในเชิงบวกแก่ลูกค้า หลังจากได้รับรางวัลอันทรงเกียรติสำหรับทนายความในปี 2017 CEO Andrew Burns กล่าวว่า “สาเหตุหลักมาจากการนำผลิตภัณฑ์ดิจิทัลมาใช้ซึ่งทำให้ลูกค้ามีวิธีใหม่ในการติดต่อกับเรา” Harwood Andrews ได้พัฒนาบริการออนไลน์ที่หลากหลายรวมถึงพอร์ทัลไคลเอ็นต์แบบโต้ตอบ Hubshare ในปี 2017 วัตถุประสงค์ การรักษาลูกค้ามีความสำคัญมากขึ้นเรื่อย ๆ สำหรับสำนักงานกฎหมาย และ Harwood Andrews ต้องการให้แน่ใจว่าลูกค้าได้รับบริการที่ดีที่สุด บริษัทตัดสินใจว่าต้องการพื้นที่ส่วนกลางที่ลูกค้าสามารถเข้าถึงข้อมูลและเอกสารได้ทุกเมื่อที่เหมาะสม ในระบบปัจจุบันลูกค้าต้องรอจนกว่าทนายความจะส่งเอกสาร วิธีการแก้ Hubshare ได้รับเลือกให้เป็นพอร์ทัลเอ็กซ์ทราเน็ตของไคลเอ็นต์และดำเนินการในเดือนเมษายน 2017 ด้วยการเลือก Hubshare ผู้ใช้สามารถแชร์ไฟล์ได้อย่างปลอดภัยและสร้างพอร์ทัลไคลเอนต์ส่วนบุคคลซึ่งพวกเขาสามารถติดตามปัญหาของลูกค้าได้ เป็นมิตรกับผู้ใช้ แตกต่างจากโซลูชันอื่น ๆ จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมเพียงเล็กน้อยเพื่อสร้างฮับ, อินเทอร์เฟซ, เทมเพลต และเครื่องมือวิซาร์ดที่ใช้งานง่ายของฮับจะแนะนำคุณตลอดกระบวนการ “Wizard นั้นง่าย เพียงกรอกชื่อสิ่งที่คุณเรียกว่าฮับ แล้วคุณสามารถเพิ่มและปรับแต่งโลโก้ของลูกค้าของคุณได้ และทำได้ง่าย ๆ ในไม่กี่คลิก จากนั้นพวกเขามักจะอัปโหลดเอกสาร, เพิ่มผู้ใช้ที่จะได้รับการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติว่าพวกเขาถูกเพิ่มในฮับนี้” Dana อธิบาย ผู้ใช้ประหยัดเวลาและไม่ต้องรอให้ฝ่าย IT แก้ไขปัญหาหรือสร้างฮับสำหรับลูกค้าใหม่ด้วยการไม่พึ่งพา IT เพื่อสร้างฮับ อีกคุณสมบัติหนึ่งที่ Harwood Andrews ใช้บ่อยคือเทมเพลตที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้า สิ่งเหล่านี้สามารถสร้าง, แก้ไข และปรับแต่งให้เหมาะกับทีมใดทีมหนึ่งได้ ทำให้ง่ายต่อการสร้างฮับใหม่สำหรับลูกค้า เพียงเปลี่ยนรูปลักษณ์ เช่น โลโก้ จากนั้นอัปโหลดเอกสารและไฟล์

Goodtech เป็นซัพพลายเออร์ชั้นนำด้านบริการด้านวิศวกรรม รวมถึงการบำรุงรักษาเชิงป้องกันของเทคโนโลยีอุตสาหกรรมสำหรับการพัฒนาและการก่อสร้างสถานีไฟฟ้าย่อย และการปรับปรุงระบบก๊าซชีวภาพให้ทันสมัย Goodtech ก่อตั้งขึ้นในปี 1913 ปัจจุบันมีอยู่ในนอร์เวย์, สวีเดน, เนเธอร์แลนด์ และฟินแลนด์ และผลิตภัณฑ์ของกลุ่มบริษัทเพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงผลกระทบด้านสุขภาพ, ความปลอดภัย และสิ่งแวดล้อมของบริษัทผู้ผลิต ความช่วยเหลือ ถามพนักงานเกี่ยวกับความต้องการทางธุรกิจของพวกเขา เมื่อถึงเวลาต้องเลือกระบบการจัดการข้อมูล Goodtech จะถามพนักงานก่อนว่าต้องการอะไร “ในฐานะผู้ควบคุมเอกสาร ฉันรู้คร่าว ๆ ว่าฉันต้องการอะไร แต่สิ่งสำคัญคือต้องรับฟังพนักงานทุกคนก่อนที่จะเลือกระบบใหม่” ผู้ประสานงาน Goodtech LCI Endre Halsteinslid กล่าว พวกเขาเลือก M-Files หลังจากประเมินแพลตฟอร์มบริการเนื้อหาอื่น ๆ 3 แพลตฟอร์ม “ส่วนที่เหลือซับซ้อนเกินไปหรือไม่เหมาะสมกับความต้องการของเรา แต่ M-Files ทำให้พนักงานของเรามีประสิทธิผลและประสิทธิผลมากขึ้น” Halsteinthrid กล่าว M-Files ใช้งานได้จริงและใช้งานง่าย Halsteinthrid และพนักงานอีกคนหนึ่งได้รับการฝึกอบรม M-Files ขั้นพื้นฐาน เมื่อนำคุณลักษณะต่าง ๆ ของเทคโนโลยีมาใช้ร่วมกับที่ปรึกษาของ M-Files พวกเขาทั้งสองมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับวิธีการทำงานของระบบ ตอนนี้คุณสามารถกำหนดค่า M-Files ได้อย่างรวดเร็วเพื่อตอบสนองความต้องการของพนักงานของคุณ และความรู้ที่ได้รับได้ช่วยฝึกอบรมพนักงานของ Goodtech ในเมืองต่าง ๆ เช่น นอร์เวย์และสวีเดน Goodtech ใช้ M-Files สำหรับโครงการใหม่ทั้งหมด “โดยรวมแล้ว ผลตอบรับเป็นไปในเชิงบวก จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมที่มีคุณภาพภายในองค์กรเมื่อนำระบบใหม่ไปใช้” Halsteinthrid กล่าว ปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ การจัดการข้อมูลอัจฉริยะของ M-Files ให้ประโยชน์แก่ Goodtech ในทันที “มีวิธีการจัดการเอกสารมากกว่าที่เคยเป็น” Magne Laerson ผู้อำนวยการกลุ่มโครงการและการจัดซื้อกล่าว การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ช่วยให้พนักงานทราบว่ามีขั้นตอนใดบ้างและยังไม่ได้ดำเนินการขั้นตอนใดสำหรับไฟล์ใดไฟล์หนึ่ง Halsteinsrid กล่าวว่า “เราสามารถเห็นได้ทันทีว่าต้องส่งเอกสารใดในสัปดาห์นี้ และลูกค้าและซัพพลายเออร์ของเราตอบสนองอย่างไร” การผสานรวมเครื่องมือการจัดการโครงการกับ Microsoft Teams Goodtech จะฝึกอบรมพนักงานที่เหลือในสำนักงานในสวีเดนและฟินแลนด์เพื่อรวม Microsoft Teams เข้ากับโซลูชันการจัดการโครงการและ M-Files การรวมทีมมีประโยชน์ในการประชุมสถานะกับลูกค้าและซัพพลายเออร์ ทำให้ง่ายต่อการดูสถานะของเอกสารสำหรับแต่ละโครงการ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารโครงการทั้งหมดจะถูกส่งภายในเหตุการณ์สำคัญที่ตกลงกันไว้ “เรากำลังพิจารณาการใช้ M-Files ในกระบวนการอื่น ๆ ด้วย” Laerson กล่าวสรุป