แนะนำบริษัท

Kaisanet ซึ่งก่อตั้งขึ้นในปี 2011 เป็นผู้ให้บริการด้านการสื่อสารและไอทีที่ตั้งอยู่ในประเทศฟินแลนด์ บริษัทมีพนักงานมากกว่า 60 คน และนำเสนอบริการที่หลากหลาย รวมถึงโซลูชันการสื่อสาร, เครือข่ายเคเบิลทีวี และบริการไอทีผ่านทางบริษัทในเครือ DataEnter บริษัทให้บริการลูกค้าผู้บริโภคและธุรกิจส่วนใหญ่ในภูมิภาค Kainuu และ North Savonia ของประเทศฟินแลนด์ และยังสร้างเครือข่ายไฟเบอร์ออปติกและบำรุงรักษาเสาเครือข่ายมือถือสำหรับผู้ให้บริการอีกด้วย บริษัทมีมรดกอันยาวนานเนื่องจากเป็นเจ้าของร่วมกันโดยบริษัทโทรศัพท์สองแห่งที่มีประวัติยาวนานกว่า 100 ปี ได้แก่ Kainuun Puhelinosuuskunta (KPO) และ Puhelinosuuskunta IPY ซึ่งความเชี่ยวชาญด้านการสื่อสารของพวกเขายังคงดำเนินต่อไปจนถึงปัจจุบัน

ประเด็นสำคัญก่อนนำ M-Files มาใช้

Kaisanet สืบทอดเอกสารและนโยบายการเข้าถึงจากบริษัทแม่สองแห่ง ซึ่งทำให้การจัดการเอกสารไม่ต่อเนื่องและยุ่งยาก พนักงานต้องค้นหาผ่านไดรฟ์เครือข่ายสองแห่งและโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ซับซ้อน ทำให้ยากต่อการระบุเอกสารที่เป็นปัจจุบันและถูกต้องที่สุด การไม่มีระบบการจัดการเอกสารแบบรวมศูนย์ทำให้พวกเขาต้องดิ้นรนกับการควบคุมเวอร์ชันและเอกสารปริมาณมาก ส่งผลให้ไม่มีประสิทธิภาพและเกิดความหงุดหงิด ด้วยเหตุนี้ Kaisanet จึงตระหนักถึงความจำเป็นในการใช้โซลูชันแบบรวมศูนย์ที่จะปรับปรุงการจัดการเอกสารและให้แหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้เพียงแหล่งเดียว

“หากไม่มี M-Files ก็คงไม่สามารถจัดการเอกสารและสำเนาทั้งหมดได้ นี่คือวิธีแก้ปัญหาเดียวเท่านั้น”

— Päivi Mikkonen, ผู้จัดการฝ่าย IT, Kaisanet

โซลูชัน M-Files

Kaisanet นำ M-Files มาใช้เพื่อรวมศูนย์และปรับปรุงการจัดการเอกสาร แนวทางที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเมตาทำให้สามารถค้นหาและเรียกค้นเอกสารได้ง่ายขึ้น โดยขจัดความซับซ้อนของลำดับชั้นของโฟลเดอร์แบบเดิม นอกจากนี้ยังมีการนำเสนอมุมมองแบบกำหนดเองที่ปรับให้เหมาะกับแต่ละแผนกเพื่อปรับปรุงการเข้าถึง นอกจากนี้ ความสามารถในการจัดการโครงการยังได้รับการปรับปรุงอย่างมากผ่านการใช้ข้อมูลเมตาในการติดตามเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

“หากมีเอกสาร เอกสารนั้นจะอยู่ใน M-Files พนักงานไม่จำเป็นต้องค้นหาใน SharePoint หรือไดรฟ์เครือข่ายหรือที่อื่นใด”

— Päivi Mikkonen, ผู้จัดการฝ่าย IT, Kaisanet

Kaisanet นำความสามารถในการจัดการเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติของ M-Files มาใช้เพื่อปรับกระบวนการต่าง ๆ เช่น การอนุมัติเอกสาร, การจัดการเหตุการณ์ และการร้องขอบริการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยการบูรณาการห้องนิรภัยการจัดการบริการไอทีเข้ากับระบบการจัดการไอทีของบริษัทในเครือ DataEnter ทำให้การจัดการเหตุการณ์และคำขอของลูกค้ามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

นอกจากนี้ เรายังใช้ประโยชน์จาก M-Files Hubshare เพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกันกับ DataEnter และพันธมิตรภายนอกรายอื่น ๆ Hubshare สร้างพื้นที่ทำงานร่วมกันซึ่งบุคคลภายนอกที่ได้รับอนุญาตสามารถเข้าถึงและแก้ไขเอกสารได้อย่างปลอดภัย วิธีนี้ช่วยให้ข้อมูลอัปเดตและลดความเสี่ยงที่เกิดข้อผิดพลาด

คุณลักษณะเหล่านี้ช่วยให้ Kaisanet สามารถปรับปรุงการจัดการเอกสารและการจัดการโครงการได้อย่างมีนัยสำคัญ ส่งผลให้มีประสิทธิภาพและความถูกต้องแม่นยำในการทำงานเพิ่มมากขึ้น

ผลลัพธ์

ด้วยการนำ M-Files มาใช้ Kaisanet ได้เห็นการปรับปรุงที่สำคัญในด้านการจัดการข้อมูลและการดำเนินธุรกิจ การรวบรวมเอกสารทั้งหมดไว้ในที่เก็บข้อมูลส่วนกลางจะช่วยลดความแตกแยกและความไม่มีประสิทธิภาพ และทำให้พนักงานมีแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้เพียงแหล่งเดียว เวลาในการค้นหาเอกสารลดลง และความเสี่ยงของข้อผิดพลาดอันเนื่องมาจากไฟล์ที่ล้าสมัยหรือซ้ำกันก็ลดลงเช่นกัน แนวทางที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเมตาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตและมุมมองที่กำหนดเองเฉพาะแผนกช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

การแบ่งปันเอกสารและการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นด้วย M-Files Hubshare

M-Files ช่วยปรับปรุงการบริการลูกค้าของ Kaisanet ให้ดีขึ้นอย่างมาก ด้วยมุมมองที่ปรับแต่งได้และการเข้าถึงฐานความรู้ที่ครอบคลุม ทีมงานบริการลูกค้าสามารถรับข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็วเพื่อช่วยเหลือลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ การบูรณาการกับ M-Files Hubshare ช่วยให้สามารถแบ่งปันเอกสารและทำงานร่วมกันกับพันธมิตรภายนอกและบริษัทในเครืออย่าง DataEnter ได้อย่างราบรื่น ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลล่าสุดและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

“ทีมบริการลูกค้าของเราเป็นกลุ่มแรก ๆ ที่ขอข้อมูลเพิ่มเติมและการฝึกอบรมเกี่ยวกับวิธีใช้ M-Files ตอนนี้พวกเขาสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและพอใจกับฐานความรู้ที่ได้รับ” Päivi กล่าว

“M-Files เปรียบเสมือนมีดพกแบบสวิส มีประโยชน์หลายอย่างและเราเองก็ทำอะไรได้หลายอย่าง”

— Päivi Mikkonen, ผู้จัดการฝ่าย IT, Kaisanet

แผนการในอนาคต

Kaisanet วางแผนที่จะปรับปรุงการทำงานร่วมกันโดยการบูรณาการ M-Files เข้ากับเครื่องมือ Microsoft 365 เพื่อให้สามารถเขียนเอกสารร่วมกันได้ เรากำลังพิจารณาการย้ายระบบเอ็กซ์ทราเน็ตของเราจาก SharePoint ไปยัง M-Files ด้วย เมื่อมี M-Files แล้ว พนักงานก็มีเครื่องมือและข้อมูลที่จำเป็นในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น การจัดการข้อมูลที่สอดคล้องและแม่นยำของ M-Files ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือของ Kaisanet และวางรากฐานสำหรับการเติบโตและความสามารถในการปรับขนาดในอนาคต ด้วยโครงสร้างที่ยืดหยุ่นและขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเมตา M-Files ช่วยให้ Kaisanet ปรับตัวและขยายแนวทางการจัดการเอกสารได้อย่างง่ายดายเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง