ไม่ว่าธุรกิจประเภทใด องค์กรต่างลงทุนในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลด้วยเหตุผลหลายประการ

บางคนมองถึงพลังของเทคโนโลยีสมัยใหม่เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ ทำให้พนักงานสามารถสื่อสารระหว่างแผนกได้ง่ายกว่าที่เคย คนอื่น ๆ ต้องการให้แน่ใจว่าข้อมูลไหลเวียนอย่างอิสระทั่วทั้งองค์กร เพื่อให้มั่นใจว่าผู้คนมีข้อมูลที่ถูกต้องเสมอสำหรับการทำงาน การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลไม่ได้เป็นเพียงการลงทุนที่สามารถประหยัดเงินจำนวนมหาศาลให้คุณได้ล่วงหน้า แต่ยังเป็นการลงทุนที่จะจ่ายเงินปันผลในอีกหลายปีข้างหน้า

ประโยชน์ทั้งหมดเหล่านี้มีความสำคัญตลอดเวลา แต่มีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อพิจารณาจากทุกสิ่งที่เกิดขึ้นทั่วโลกในขณะนี้เนื่องจากการระบาดของ COVID-19
ในเดือนมีนาคม 2020 เมื่อการแพร่ระบาดครั้งแรกเริ่มแพร่กระจายไปทั่วโลก พนักงานหลายล้านคนพบว่าตัวเองต้องทำงานจากที่บ้าน เป็นผลให้หลายองค์กรพบว่าตนเองขาดโครงสร้างพื้นฐานที่จำเป็นในการสนับสนุนการปฏิวัติครั้งนี้ นอกจากคนที่ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงเครื่องมือที่จำเป็นในการทำงานอย่างมีประสิทธิผลที่สุดแล้ว พวกเขาตระหนักดีว่าพวกเขาต้องการโซลูชันที่ทำให้พวกเขาแชร์ข้อมูลสำคัญได้อย่างปลอดภัยที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมต่าง ๆ เช่น การบัญชีและบริการทางการเงิน ซึ่งบริษัทต่าง ๆ จัดการกับข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อนมากกว่าข้อมูลอื่น ๆ ส่วนใหญ่

มีการเปิดตัววัคซีนทั่วโลก แต่จำนวนผู้ปฏิบัติงานระยะไกลไม่ได้ลดลงอย่างแน่นอน ผลการศึกษาล่าสุดชิ้นหนึ่งพบว่าในเดือนสิงหาคม 2021 ผู้คนประมาณ 13% ยังคงทำงานเต็มเวลาจากทางไกลเนื่องจากความกังวล เช่น โรคระบาดและสายพันธุ์เดลต้าที่เกิดขึ้นใหม่
การทำงานจากที่บ้านไม่มีสัญญาณของการชะลอตัวในเร็ว ๆ นี้ ซึ่งหมายความว่าองค์กรต่าง ๆ ที่เตรียมพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลก่อนเกิดการระบาดใหญ่จะต้องคิดทบทวนแนวทางใหม่อย่างจริงจัง การเข้าใกล้การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลจากมุมมองที่ถูกต้องสามารถเก็บเกี่ยวผลประโยชน์มหาศาลได้หลายวิธี

ชีวิตจะเปลี่ยนไปหลังโรคระบาด
เมื่อไม่นานมานี้ ทีมงานของ M-Files ได้ร่วมมือกับ AccountancyAge ในรายงานที่มีรายละเอียดว่าการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล (และธุรกิจโดยทั่วไป) เป็นอย่างไรก่อน ระหว่าง และ (หวังว่า) หลังการระบาดใหญ่ ทำได้ ผู้ตอบแบบสำรวจมีขนาดตั้งแต่องค์กรที่มีพนักงาน 51 คนไปจนถึงพนักงานมากกว่า 1,000 คน

รายงานเปิดเผยว่าสำนักงานบัญชีไม่ได้เตรียมพร้อมอย่างเต็มที่สำหรับการเปลี่ยนไปทำงานทางไกล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการกำหนดข้อจำกัดในการล็อกดาวน์ในครั้งแรก 76.6% ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่ามีความท้าทายที่สำคัญในเบื้องต้นในการช่วยให้พนักงานทำงานอย่างมีประสิทธิผลจากที่บ้าน ไม่ต้องพูดถึงปัญหาที่เราประสบในการให้บริการลูกค้าของเราอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด

สิ่งเหล่านี้เกี่ยวข้องกับข้อเท็จจริงที่ว่าอุตสาหกรรมการบัญชีได้นำแอพพลิเคชั่นและโซลูชันต่าง ๆ มาใช้งานมาเป็นเวลานานเพื่อแบ่งปัน จัดการ และจัดเก็บข้อมูลทางธุรกิจที่ละเอียดอ่อน ซึ่งรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียงเครื่องมือแชทและการประชุมทางวิดีโอ, ระบบจัดการเนื้อหาขององค์กร ฯลฯ

ปัญหาที่นี่คือความเสี่ยงในการสร้างคลังข้อมูลซึ่งบริษัทต่าง ๆ ไม่สามารถมีอยู่ได้ในทันที อีกครั้ง ข้อมูลจะต้องสามารถไหลได้อย่างอิสระจากส่วนหนึ่งของธุรกิจไปยังส่วนถัดไป โดยไม่คำนึงว่าพนักงานจะอยู่ที่ใด สิ่งนี้ไม่เพียงแต่เป็นความจริงในแง่ของการทำให้ผู้คนสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังรวมถึงในแง่ของการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ด้วย เมื่อข้อมูลสำคัญติดอยู่ในที่เก็บข้อมูลเดียวและผู้ที่ต้องการใช้งานเพื่อทำงานไม่สามารถเข้าถึงได้ หรือแย่กว่านั้น ไม่ทราบว่ามีอยู่จริงหรือไม่ นี่คือองค์กร มันขัดกับเป้าหมายของ

ในขั้นต้น เพื่อต่อสู้กับความเสี่ยงเหล่านี้ สำนักงานบัญชีหลายแห่งจึงตัดสินใจแบ่งปันข้อมูลกับลูกค้าของตนโดยส่งสำเนาเอกสารทางอีเมล เป็นกรณีนี้สำหรับผู้ตอบแบบสอบถาม 44.4% อีก 79.4% ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าพวกเขาแบ่งปันข้อมูลเดียวกันทางอีเมล วิธีการเหล่านี้ไม่เพียงแต่ก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อการตรวจสอบย้อนกลับอีกด้วย

อนาคตแรงงานมาถึงแล้ว
ทั้งหมดนี้เน้นย้ำถึงความสำคัญของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในยุคของเรา

ตัวอย่างกรณี: ดังที่กล่าวไว้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำนักงานบัญชีขาดโครงสร้างพื้นฐานที่จำเป็นในการสนับสนุนคนงานระยะไกลอย่างแท้จริงในลักษณะที่ปลอดภัยที่สุด นอกจากโฟลเดอร์อีเมลแล้ว ผู้ตอบแบบสำรวจดังกล่าวยังใช้ไดรฟ์เครือข่ายที่ใช้ร่วมกัน โซลูชัน เช่น Microsoft SharePoint, ระบบ CRM และ ERP, โซลูชันการบัญชีเฉพาะ และแอปพลิเคชันการแชร์ไฟล์ เช่น Google Drive คุณบอกว่าคุณใช้ไฟล์และโฟลเดอร์เพื่อจัดการและแบ่งปันธุรกิจของคุณ

แนวทางที่ถูกต้องในการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลคือโอกาสในการรวมสิ่งเหล่านี้เข้าไว้ในระบบที่เรียบง่ายและใช้งานง่ายเพียงระบบเดียวที่สร้างขึ้นโดยคำนึงถึงเวิร์กโฟลว์ที่ทันสมัย ตัวอย่างเช่น M-Files เป็นระบบจัดการเอกสารที่ให้คุณเข้าถึงข้อมูลตามสิ่งที่ไฟล์มีอยู่มากกว่าที่จะจัดเก็บ ข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บผ่านระบบที่สามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลาจากทุกอุปกรณ์ ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถตั้งค่าการอนุญาตเพื่อให้เฉพาะผู้ที่ต้องการไฟล์เฉพาะเพื่อทำงานเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้ เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลตกไปอยู่ในมือของผู้อื่น

ในทำนองเดียวกัน การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลเป็นโอกาสที่ดีในการสร้างพอร์ทัลลูกค้าที่มีตราสินค้าและปรับแต่งได้ ซึ่งช่วยให้บริษัทบัญชีทำงานได้ดีขึ้นกับลูกค้าของตน ซึ่งไม่เพียงแต่รับรองความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของเอกสารไคลเอนต์เท่านั้น แต่ยังช่วยปรับปรุงประสบการณ์ไคลเอนต์ดิจิทัล

ท้ายที่สุดแล้ว การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลถือเป็นงานใหญ่ แต่สำหรับบริษัทบัญชีส่วนใหญ่ การระบาดใหญ่ได้พิสูจน์ให้เห็นแล้วว่าเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า