การต่อสู้กับการเปลี่ยนแปลงสภาพภูมิอากาศได้กลายเป็นหนึ่งในตัวขับเคลื่อนหลักของการกระทำของมนุษย์อย่างไม่ต้องสงสัยและถูกต้องในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ในขณะเดียวกัน ความสำคัญของความยั่งยืน (การสร้างสังคมที่ยั่งยืน) สำหรับธุรกิจก็เพิ่มมากขึ้น ในขณะที่บริษัทต่าง ๆ ตระหนักดีถึงความรับผิดชอบต่อความยั่งยืน ความท้าทายยังคงอยู่ในการแสวงหาการดำเนินธุรกิจในลักษณะที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมมากขึ้น

ความยั่งยืนได้กลายเป็นปัจจัยที่ชัดเจนสำหรับการขาย B2B และ B2C ค่านิยมสีเขียวได้กลายเป็นปัจจัยสำคัญเนื่องจากผู้คนให้ความสำคัญกับหัวข้อเหล่านี้ในชีวิตส่วนตัวมากขึ้นเรื่อย ๆ

ความยั่งยืนที่ท้าทายในการจัดการข้อมูล
บทบาทของการจัดการข้อมูลมักไม่ชัดเจนเมื่อพูดถึงวิธีทำงานที่ยั่งยืน เห็นได้ชัดว่าผลที่สังเกตได้มากที่สุดของระบบไอทีสมัยใหม่คือความสามารถในการสนับสนุนการทำงานร่วมกันทางไกล ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถทำงานจากระยะไกลและหลีกเลี่ยงการเดินทางไปประชุมทางธุรกิจโดยไม่จำเป็น การแพร่ระบาดของโรค COVID-19 ได้เร่งการเปลี่ยนไปใช้งานทางไกลโดยธรรมชาติ ดังนั้นการสื่อสารผ่านการประชุมทางไกลกับ Teams, Zoom และอื่น ๆ กลายเป็นเรื่องปกติไปแล้ว

ระบบการประชุมทางไกลที่ทันสมัยช่วยให้สามารถสื่อสารผ่านการเชื่อมต่อระยะไกลได้ แต่ไม่เหมาะสำหรับการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการที่เรามักมีในขณะที่อยู่ในสำนักงานหรือระหว่างการประชุมกับลูกค้าและคู่ค้าในภาคสนาม การขาดการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการนี้มีความสำคัญมากขึ้นในกระบวนการจัดการข้อมูล ซึ่งรวมถึงเครื่องมือสำหรับพนักงานในการปฏิบัติหน้าที่อย่างง่ายดาย

ตามเนื้อผ้า การจัดการเอกสารของบริษัทที่มีความสำคัญต่อธุรกิจได้อาศัยการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการในที่ทำงานหรือในการประชุมทางกายภาพเป็นอย่างมาก การค้นหาเอกสารที่ถูกต้องและงานก่อนหน้านี้ทำได้โดยสอบถามในสำนักงาน เอกสารจำนวนมากเป็นเพียงการทำซ้ำ และกระบวนการอนุมัติส่วนใหญ่เสร็จสิ้นโดยการลงนามในสำเนากระดาษในสำนักงาน วิธีที่ดีกว่าในการจัดการเอกสารและเนื้อหาจึงเป็นความท้าทายอย่างหนึ่งที่บริษัทต่าง ๆ จำเป็นต้องแก้ไข ทำให้พวกเขาดำเนินการได้โดยมีค่าใช้จ่ายที่ลดลง

นอกเหนือจากการจัดหาวิธีการทำงานทางไกลแล้ว ระบบการจัดการข้อมูลยังมีปัจจัยอื่น ๆ ที่มีอิทธิพลต่อการปล่อย CO2 ทั้งหมดของบริษัท ระบบเหล่านี้ใช้พลังงานจำนวนมาก ดังนั้นการใช้ทรัพยากรการคำนวณและการจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลอย่างเหมาะสมจะส่งผลให้สถานที่ทำงานมีความยั่งยืนมากขึ้น น่าเสียดาย ปัญหาเช่นนี้ส่วนใหญ่มักถูกมองข้ามไปเมื่อบริษัทต่าง ๆ ตั้งค่าระบบการจัดการข้อมูลของตนในครั้งแรก ดังนั้นจึงมีพื้นที่เพียงพอสำหรับการปรับปรุงความยั่งยืน

ล่าสุดประเด็นความยั่งยืนได้รับความสนใจมากขึ้น ตัวอย่างเช่น Capgemini เพิ่งจัดทำรายงานและบทความเกี่ยวกับ “Sustainable IT”

วิธีทำให้การจัดการเนื้อหาเป็นสินทรัพย์ที่ยั่งยืน
การจัดการข้อมูลที่ทันสมัยมักอาศัยการจัดการเนื้อหาระดับองค์กร (ECM) กล่าวอีกนัยหนึ่งคือจัดการเอกสารขององค์กรและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง คำถามคือ บริษัทต่าง ๆ จะยั่งยืนมากขึ้นด้วยการปรับปรุงวิธีการใช้และจัดการเอกสารได้อย่างไร

สะท้อนให้เห็นถึงความท้าทายข้างต้น ประโยชน์ของระบบ ECM สำหรับธุรกิจจากมุมมองของความยั่งยืนสามารถสรุปได้ใน 3 ประเด็น:

1. ระบบทั่วไปในการเข้าถึงเอกสารและสนับสนุนกระบวนการดิจิทัล
วิธีนี้ช่วยให้มีการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพในเอกสาร ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะเกี่ยวข้องกับกระบวนการตรวจสอบและอนุมัติ แม้จะทำงานจากระยะไกลก็ตาม ระบบ ECM จึงสามารถทำหน้าที่เป็นตัวเปิดใช้งานหลักสำหรับงานระยะไกล ปรับปรุงการบริการลูกค้าในขณะที่หลีกเลี่ยงการเดินทางไปพบลูกค้าและคู่ค้า

2. หลีกเลี่ยงการคัดลอกเอกสาร
การกำหนดเวอร์ชันเอกสารในระบบ ECM และความสามารถในการใช้ลิงก์เอกสารแทนไฟล์แนบในอีเมล ช่วยลดข้อกำหนดด้านพื้นที่จัดเก็บและประหยัดพลังงานที่จำเป็นต่อการรักษาที่เก็บเอกสารหลายรายการ ในทางปฏิบัติ นี่หมายความว่าบริษัทต่าง ๆ สามารถลดจำนวนไดรฟ์เครือข่ายและที่เก็บข้อมูลอื่น ๆ โดยใช้ระบบ ECM ที่ทันสมัย

3. สภาพแวดล้อมระบบคลาวด์ช่วยให้แชร์ทรัพยากรการคำนวณได้อย่างปลอดภัย
เนื่องจากโซลูชันบนคลาวด์เป็นทรัพยากรการทำงานร่วมกันที่กระจายไปยังผู้ใช้/ไคลเอนต์จำนวนมาก พวกเขาจึงใช้พลังในการประมวลผลอย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าระบบที่ใช้โปรเซสเซอร์ของ PC ของผู้ใช้แต่ละรายหรือเซิร์ฟเวอร์ของบริษัท ด้วยวิธีนี้ โซลูชัน ECM บนคลาวด์สามารถลดพลังการประมวลผลโดยรวมที่จำเป็นสำหรับการจัดการเอกสารได้อย่างมาก

การปรับปรุงความยั่งยืนขององค์กรสามารถมองได้ว่าเป็นผลกระทบที่กระเพื่อม พวกเขาดูเล็กในตัวเอง แต่เมื่อรวมกันแล้วจะสร้างความแตกต่างได้อย่างแท้จริง การใช้เทคโนโลยี ECM ล่าสุดเพื่อเปิดใช้งานการจัดการข้อมูลอัจฉริยะเป็นส่วนสำคัญในการมุ่งมั่นสู่วิธีการทำงานที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมมากขึ้น