การสำรวจที่ดำเนินการในปี 2019 พบว่าประมาณ 99% ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าพวกเขายินดีที่จะทำงานทางไกลอย่างน้อยก็ในช่วงเวลาที่เหลือของอาชีพการงาน ไม่เพียงเท่านั้น ประมาณ 40% บอกว่าพวกเขาพอใจกับตารางเวลาที่ยืดหยุ่นของงานทางไกล และอีก 30% กล่าวว่าพวกเขาชอบโอกาสในการทำงานจากทุกที่ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ จากสิ่งนี้ จึงไม่น่าแปลกใจเลยที่ความนิยมของงานทางไกลได้ระเบิดขึ้นอย่างมากในช่วงทศวรรษที่ผ่านมา

แม้ว่าการทำงานทางไกลจะมีประโยชน์อย่างมากต่อธุรกิจและพนักงาน แต่ก็มาพร้อมกับความท้าทายบางประการ และความสม่ำเสมอน่าจะยิ่งใหญ่ที่สุดในบรรดาทั้งหมด

การทำงานจากที่บ้าน “ปัญหา”
เห็นได้ชัดว่าหนึ่งในความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดและเร่งด่วนที่สุดที่ธุรกิจส่วนใหญ่ต้องเผชิญเมื่อทำงานจากระยะไกลคือการสื่อสารกลายเป็นเรื่องยากขึ้นและน้อยลง อย่างน้อยก็ในระยะสั้น

ไปเป็นวันที่การสนทนา, การประชุม และการหยุดทำงานอย่างรวดเร็วเพียงพอที่จะแลกเปลี่ยนข้อมูลที่สำคัญ การประชุมอย่างรวดเร็วหลังอาหารกลางวันจะไม่ทันสถานะของโครงการใหญ่นั้น แม้แต่การสื่อสารขั้นพื้นฐานที่สุดในปัจจุบันก็ยังต้องการการโทรหลายครั้งและอีเมลจำนวนไม่สิ้นสุด

ปัญหาคือในช่วงเวลาที่ทุกคน “สนุกกับการทำงานตามกำหนดเวลาของตนเองได้อย่างยืดหยุ่น” อีเมลอาจหายไปอย่างรวดเร็ว สิ่งนี้ไม่เพียงทำให้การสื่อสารและประสิทธิภาพการทำงานยากขึ้นเท่านั้น แต่ยังส่งผลกระทบต่อความสม่ำเสมออีกด้วย

ปัญหาใหญ่อีกประการหนึ่งในยุคระยะไกลคือบริษัทส่วนใหญ่กำลังจัดการกับไซโลข้อมูลมากกว่าที่เคยเป็นมาอย่างกะทันหัน หากทุกคนมีสิทธิ์เข้าถึงเครื่องมือเดียวกันในสำนักงาน คุณสามารถมั่นใจได้ว่าทุกคนจัดเก็บข้อมูลไว้ในที่เดียวกันและในลักษณะเดียวกัน นี่เป็นเรื่องยากเมื่อทุกคนทำงานจากที่บ้าน ทันใดนั้น คุณก็สามารถจัดการฮาร์ดไดรฟ์ส่วนตัว, บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ และที่เก็บข้อมูลอื่นๆ ได้

ทำให้ค้นหาข้อมูลสำคัญได้ยากขึ้น และยากยิ่งขึ้นที่จะแน่ใจว่าข้อมูลนั้นตกไปอยู่ในมือของผู้ที่ต้องการข้อมูล สิ่งนี้นำไปสู่ความไม่สอดคล้องกันอีกครั้งเมื่อจำเป็นอย่างยิ่ง

วิธีการแก้: การจัดการเอกสาร
โชคดีที่ความหวังทั้งหมดไม่สูญหาย โซลูชันการจัดการเอกสารที่แท้จริง เช่น M-Files พร้อมที่จะช่วยให้บริษัทต่าง ๆ แก้ปัญหาเหล่านี้ได้ในคราวเดียว

ด้วยการใช้เครื่องมืออย่าง M-Files เพื่อทำให้งานที่น่าเบื่อและซ้ำซากจำเจซึ่งพนักงานใช้เวลาส่วนใหญ่ทำงานเป็นอัตโนมัติ เราสามารถลดปริมาณการสื่อสารที่จำเป็นสำหรับงานเฉพาะได้อย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับงานที่เกิดซ้ำเป็นประจำ การลดความถี่ของการสื่อสารที่ต้องการจะส่งผลให้ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารต้องจัดการน้อยลง

ในทำนองเดียวกัน โซลูชันการจัดการเอกสาร เช่น M-Files เปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่ปรับปรุงทั้งประสิทธิภาพโดยรวมและความสามารถในการทำซ้ำอย่างมาก อีกครั้ง งานหลายอย่างที่พนักงานถูกบังคับให้ต้องจัดการจะไม่มีอะไรเกิดขึ้นหากไม่สามารถทำซ้ำได้

ด้วยระบบอัตโนมัติทางอิเล็กทรอนิกส์ เวิร์กโฟลว์ที่สม่ำเสมอและทำซ้ำได้ ไม่เพียงแต่รับประกันว่างานจะสำเร็จลุล่วงทุกครั้งเท่านั้น แต่ยังช่วยให้พนักงานมีเวลาอันมีค่าในการจดจ่อกับปัญหาอีกด้วย

ท้ายที่สุด ยุคใหม่อันห่างไกลที่เรากำลังอาศัยอยู่ได้นำข้อดีบางประการมาให้ แต่โชคดีที่มีทางออกที่ช่วยให้เราสามารถยอมรับ “NEW NORMAL” นี้ได้โดยมีข้อเสียที่เป็นไปได้น้อยที่สุด โซลูชันการจัดการเอกสารที่เหมาะสมอย่าง M-Files อยู่ที่ด้านบนสุดของรายการนั้นอย่างแน่นอน